privacy

statement.

Bij Randstad Group Belgium hechten we veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van onze medewerkers. Wij behandelen en beveiligen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving in België. We doen er alles aan om de aan ons verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.

 

download privacy statement

vaste medewerkers, uitzendkrachten, studenten, stagiaires en external collaborators van Randstad Group Belgium.

In dit privacy statement leggen we uit wanneer en waarom we je persoonlijke gegevens nodig hebben, welke gegevens we verzamelen, op welke manier en voor hoelang we ze verwerken, aan wie we ze kunnen doorgeven, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Dit privacy statement is voor jou bedoeld wanneer:

  1. je in dienst bent van Randstad Group Belgium als vaste medewerker

  2. je als uitzendkracht of student bij Randstad Group Belgium werkt

  3. je een stage bij Randstad Group Belgium uitoefent

  4. je een tijdelijke opdracht bij Randstad Group Belgium uitoefent in het kader van een dienstverleningsovereenkomst

 

verantwoordelijke voor de verwerking.

Randstad Group Belgium (hierna genoemd Randstad Group), gevestigd in Access Building, Keizer Karellaan, 586 bus 8 te 1082 Brussel, is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de GDPR).

 

wanneer verzamelen wij je persoonsgegevens?

Naast de persoonsgegevens van je kandidatuurstelling (candidate proposition, CV, assessment- en testresultaten indien van toepassing, ...) verzamelen we bij het begin van je tewerkstelling/je opdracht de nodige bijkomende persoonsgegevens.

 

waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?

We verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens voor de doelstellingen hieronder vermeld en gaan ze nooit gebruiken voor andere doeleinden zonder je op voorhand te verwittigen en je toestemming indien nodig daarvoor te krijgen.
Afhankelijk van je overeenkomst:

  1. een werkgeversrelatie met jou aan te gaan en te onderhouden en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren, zoals personeelsbeheer, loonverwerking, welzijn op het werk, arbeidsgeneeskunde (medische onderzoeken), beheer arbeidsongevallen, ...

  2. je stageovereenkomst te kunnen uitvoeren en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren (toegang tot systemen en gebouwen, verwerking van prestaties en mogelijke terugbetaling van onkosten, …)

  3. je uitzendopdracht als uitzendkracht of student bij Randstad Group te laten uitvoeren met de daaraan verbonden administratie (verwerking van prestaties, loonverwerking, planning, toegang tot systemen en gebouw, ...) en de HR ondersteuning en begeleiding (opleidingen, evaluatie, …)

  4. je tijdelijke opdracht te kunnen uitvoeren en alle daaraan verbonden administratie uit te voeren (verwerking van prestaties, toegang tot systemen en gebouw, …)

Specifiek van toepassing voor jou als vaste medewerker:

  1. je persoonlijke ontwikkeling te bevorderen door het aanbieden van onder meer (korte) opleidingen, begeleidingen, workshops, ..., bij ons of bij een derde partij.

  2. je te kunnen ondersteunen en begeleiden in het kader van jouw loopbaan binnen de Randstad Group (talent review, evaluatie, great conversations, ...)

  3. je aanvullend pensioen als vaste medewerker te kunnen vastleggen via het Randstad Pensioenfonds

  4. subsidies aan te vragen (RSZ-verminderingen, vrijstelling bedrijfsvoorheffing, premies, ESF-projecten...)

  5. om een betrouwbare dienstverlening naar onze (potentiële) klanten te verzekeren, kan jouw beroepservaring en opleiding aan bepaalde klanten worden doorgegeven op expliciete vraag van hen en mits je op voorhand te hebben geïnformeerd.

Algemeen van toepassing:

  1. je informatie te kunnen verstrekken over evenementen en geschenken binnen Randstad Group en jouw deelname te kunnen registreren.

  2. wettelijke verplichtingen afhankelijk je overeenkomst na te leven, zoals bijvoorbeeld correcte persoonsidentificatie, toepassing van arbeids-, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, illegale tewerkstelling en terrorisme, toepassing van nationale en internationale sanctiewetgeving, ...

  3. je tevredenheid in het kader van je tewerkstelling te bewaken en te meten. Hiertoe kunnen wij, of een door ons daartoe aangeduide derde partij, jou vragen om deel te nemen aan enquêtes en de verkregen informatie gebruiken en verwerken om ons werkgeverschap te verbeteren. De resultaten worden anoniem behandeld.

  4. aan bepaalde kwaliteitsdoelen te voldoen, zoals het behalen en behouden van bepaalde certificaten of kwaliteitslabels.

  5. aan managementdoelen te voldoen waaronder het aanleveren van managementinformatie, het uitvoeren van interne controles ter voorkoming van fraude en het uitvoeren van (interne/externe) audits en accountantscontroles.

  6. om doelstellingen van kwaliteit en efficiëntie in onze dienstverlening te bereiken, zoals het bieden van nieuwe werkinstrumenten (nieuwe IT-systemen, nieuwe applicaties, …)

  7. statistische informatie te kunnen aanleveren aan de overheid
    In dit geval maken we gebruik van samengevoegde persoonsgegevens, waarbij je zelf niet individueel identificeerbaar bent in de resultaten die door ons publiek worden gemaakt of met derden worden gedeeld.

  8. de bedrijfsveiligheid te garanderen. Hiertoe kunnen we onder meer je identiteit controleren bij toegang tot één van onze kantoren via ons badgesysteem. We kunnen eveneens de activiteiten in onze systemen controleren overeenkomstig de bepalingen van de Computer Use & E-communication policy.

  9. de samenwerking tussen collega's en de betrokkenheid van medewerkers bij de Randstad Group versterken. Hiertoe kunnen we jouw verjaardagsdatum (dag en maand) delen met jouw collega's, alsook getrokken foto's tijdens evenementen intern laten verschijnen.

  10. je toe te laten om je rechten (zie verder onder punt 08) uit te oefenen en achteraf te kunnen aantonen dat wij gevolg hebben gegeven aan deze rechten.

We gebruiken en verwerken je persoonsgegevens, naargelang de soort verwerking, op basis van:

  1. onze (pre)contractuele relatie: wanneer we met jou een overeenkomst sluiten hebben we een aantal gegevens nodig om die overeenkomst te kunnen opmaken en daarna correct te kunnen uitvoeren. Wanneer we met jou een opdracht aangaan, hebben we een aantal gegevens nodig om deze correct te verwerken en uit te voeren.

  2. de wettelijke verplichtingen van Randstad Group Belgium: als werkgever, gebruiker of opdrachtgever zijn we onderworpen aan tal van wettelijke verplichtingen. We moeten tijdig en voor de volledige duurtijd van die verplichtingen over alle informatie beschikken die nodig is om aan die verplichtingen te kunnen voldoen of om bij controle achteraf te kunnen aantonen dat we aan onze verplichtingen hebben voldaan.

  3. het legitiem belang van Randstad Group Belgium of van een derde partij: indien nodig, gebruiken wij je gegevens om tegemoet te komen aan gerechtvaardigde belangen van Randstad Group of van derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren voor toegangscontroles of interne controles en audits om de veiligheid en continuïteit van onze systemen en bedrijven te verzekeren. Ook wanneer bepaalde persoonsgegevens worden gebruikt om de samenwerking tussen collega's en de betrokkenheid van medewerkers bij de Randstad Group te versterken of een betrouwbare dienstverlening aan onze klanten te verzekeren. Dit legitiem belang is ook aanwezig wanneer we je gegevens moeten bijhouden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een eventuele rechtsvordering,  in het kader van behandeling van eventuele klachten, beheer van informatie, uitvoeren van audits ...

  1. welke persoonsgegevens verzamelen wij van jou?


Het gaat onder meer om de volgende persoonsgegevens:

Voor jou als vaste medewerker, stagiair, uitzendkracht (student) en external collaborator

  1. naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, taal;

  2. geboortedatum, geslacht;

  3. INSZ-nummer;

  4. curriculum vitae (cv), informatie die je ons geeft tijdens (sollicitatie)gesprekken, candidate proposition;

  5. foto (enkel op vrijwillige basis of ter identificatie in het kader van eventuele toegangscontrole);

  6. resultaten verplichte opleidingen (GDPR, Randstad rules, …)

  7. logins en passwords

Voor jou als vaste medewerker, uitzendkracht (student) en stagiair

  1. geboorteplaats, nationaliteit en indien nodig identiteitsbewijs, arbeidsvergunning en verblijfsdocument (controle verplicht op basis van de wetgeving op de tewerkstelling van vreemde werknemers);

  2. motivatiebrief, resultaten tests of assessments, informatie over opleiding/diploma’s en werkervaring, publiek gemaakte gegevens (sociale media inbegrepen), referenties (enkel met jouw toestemming);

  3. gegevens over je beschikbaarheden en vakantieperiodes;

  4. evaluaties van je kennis, vaardigheden, attitude, ... ;

  5. overige gegevens die nodig zijn voor een correcte administratieve afhandeling: personeelsbeheer, loonverwerking en -betaling, afwezigheidsregistratie, … ;

  6. gegevens, waaronder resultaten over trainingen, opleidingen en/of testen en assessments die je hebt gevolgd of gedaan.


Welke bijzondere persoonsgegevens verzamelen we eventueel van jou: 
We verwerken geen gezondheidsgegevens behalve in het kader van de wetgeving inzake welzijn en veiligheid op het werk en de aangifte en het beheer van arbeidsongevallen. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je aan ons verstrekt. Daarom dien je elke wijziging in je persoonsgegevens steeds zo snel mogelijk door te geven via myHR.

met wie delen we jouw persoonsgegevens ?

Alleen indien nodig voor de uitvoering van je tewerkstelling, de verwezenlijking van de onder punt 03 vermelde doelstellingen, het nakomen van een wettelijke verplichting (van Randstad Group Belgium of van een derde partij) of de behartiging van een gerechtvaardigd belang (van Randstad Group Belgium of van een derde partij) kan Randstad Group bepaalde van jouw persoonsgegevens overmaken:

  1. aan de holdingvennootschap van Randstad Group, of andere vennootschappen binnen het concern waartoe Randstad Group behoort, voor onder meer:

    • managementinformatie;

    • interne audits;

    • interne dienstverlening;

    • screening van personen in het kader van de Europese wetgeving inzake financiële sancties (financiering van terrorisme);

    • SPP (Shared Purchase Plan via Holding online platform )

  2. aan leveranciers van Randstad Group, voor onder meer:

    • het leveren van diensten of het uitvoeren van taken en opdrachten in naam en voor rekening van Randstad Group en andere vennootschappen van de Randstad Groep zoals IT-providers, cloud-providers, sociaal secretariaat, Randstad Sourceright, partner voor aankoop mobile devices, onderzoeksbureaus, toegangsbeveiliging, indienen subsidiedossiers, SD worx (warrants), … ;

    • het leveren van diensten aan Randstad Group in het kader van tewerkstelling zoals externe medische preventiediensten (medische onderzoeken, Care for you programma, ...), leveranciers van maaltijdcheques, ecocheques en geschenken, leasingmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen, Randstad Pensioenfonds, externe opleidingspartners, … ;

  1. aan onze bedrijfsrevisoren, audit, en certificatie kantoren, voor onder meer:

    • audit van onze jaarrekeningen;

    • verkrijgen en behouden van bepaalde certificaten;

    • audit van subsidiedossiers;

  2. aan diverse overheidsinstanties, zoals onder meer:

    • federale- en regionale inspectiediensten en erkenningsinstanties;

    • sociale zekerheidsinstanties;

    • fiscale autoriteiten;

    • sectorale fondsen voor bestaanszekerheid (vb. Cevora in het kader van beheer van subsidies);

  3. aan alle andere derden waar we daartoe worden verplicht bij wet, gerechtelijk bevel of vonnis.


Je persoonsgegevens worden door ons niet verkocht, noch verhuurd of commercieel ter beschikking gesteld aan derden, behalve met jouw voorafgaande toestemming. Bij de ontwikkeling van onze activiteiten mogen wij activiteiten of activa kopen of verkopen. In geval van een verkoop, fusie, reorganisatie, ontbinding of gelijkaardige gebeurtenis, kunnen je persoonsgegevens en andere informatie deel uitmaken van de overgedragen activa. Wanneer onze leveranciers je persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, handelen zij als verwerkers zoals bepaald in de GDPR. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkingsovereenkomst en stellen alles in het werk opdat zij jouw persoonsgegevens op voldoende wijze beveiligen. Je persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden doorgegeven buiten België en buiten de Europese Unie. Wij nemen daarbij de nodige contractuele en technische beveiligingsmaatregelen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor verdere vragen hierover kan je terecht bij de Data Protection Officer (zie verder punt 09).

hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij garanderen dat we je gegevens niet langer bewaren dan vereist door de wet of de interne reglementen van toepassing binnen ons bedrijf.


Voor jou als vaste medewerker
We bewaren al je tewerkstellingsgegevens (identificatie, prestaties, arbeidsovereenkomst, loongegevens, multifunctionele aangifte bij de RSZ, fiscale aangifte, ...) nog voor een periode van 7 jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen. Jouw HR dossier (candidate proposition, assessments, evaluaties, actieplannen, briefwisseling, ...) wordt nog voor een periode van 5 jaar bewaard wegens klachtenbehandeling en verjaringstermijnen.

Voor jou als stagiair en uitzendkracht (student)
Jouw HR dossier (candidate proposition, assessments, evaluaties, actieplannen, briefwisseling, …) wordt nog voor een periode van 5 jaar bewaard wegens klachtenbehandeling en verjaringstermijnen.

Voor jou als external collaborator
Je persoonsgegevens in myHR worden voor een periode van 12 maanden bewaard na het einde van je opdracht wegens interne rapportage. De gegevens over je prestaties en de gekoppelde facturen worden voor een periode van 10 jaren bewaard na het einde van je opdracht. Dit doen we om tegemoet te komen aan allerlei sociale, fiscale en andere wettelijke verplichtingen en verjaringstermijnen.

 

beveiligingsmaatregelen?

Randstad Group doet er alles aan om je persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. We doen dit aan de hand van fysieke-, administratieve- en technologische maatregelen die opgenomen zijn in de voor jou geldende policies als medewerker van Randstad Group. Bijvoorbeeld: alleen bevoegde personen krijgen toegang tot onze kantoren en onze systemen en toegang is beperkt tot de systemen die zij om professionele redenen nodig hebben. Voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, komen wij met deze derden overeen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

wat zijn jouw rechten?

Randstad Group verwerkt je persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy statement. Als betrokken partij beschik jij over een aantal rechten die je op elk moment kan uitoefenen. Via de link in myHR of rechstreeks via de website www.randstadgroup.be, heb je toegang tot een online aanvraagformulier tot de verschillende rechten.

  • Recht op verzet
    Je kan je verzetten tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Dit kan je enkel doen tegen een verwerking die gebeurt op basis van de gerechtvaardigde belangen van Randstad Group. Bij de uitoefening van dit recht zal je in het aanvraagformulier moeten aangeven tegen welke verwerking je precies bezwaar maakt en om welke specifieke redenen. Dit is nodig om een correcte belangenafweging te kunnen doen. 

  • Recht op inzage
    Via je eigen myHR-profiel (tab ‘mijn gegevens’ evenals ‘Great Conversations’), je loonfiches (via persoonlijke login in je elektronische postbus), je evaluaties, ... heb je inzage in de over jou geregistreerde persoonsgegevens bij Randstad Group. Wil je inzage in bepaalde persoonsgegevens die niet met je zijn gedeeld geweest, vul dan het aanvraagformulier in. Op het aanvraagformulier vermeld je de persoonsgegevens waarop je inzage wil hebben.
    Bij het verstrekken van deze informatie moeten wij steeds rekening houden met de rechten en vrijheden van andere personen.  

  • Recht op rectificatie (verbetering en aanvulling)
    Je kunt zelf op elk gewenst moment een aantal gegevens wijzigen via jouw myHR profiel. Stel je onjuiste objectieve persoonsgegevens (vb. foutieve schrijfwijze van je naam, verkeerd adres, …) vast, ga naar myHR en pas ze aan. Indien er volgens jou onjuist geachte subjectieve persoonsgegevens (vb. negatieve evaluatie, ongunstige testresultaten, …) aanwezig zijn, neem contact met HR. Deze persoonsgegevens zullen slechts aangepast worden indien wij het met jou eens zijn. Indien niet, passen wij deze persoonsgegevens niet aan, maar noteren wij je eventuele aanvullende verklaring hierover.

  • Recht op overdraagbaarheid
    Je hebt het recht om de persoonsgegevens die je ons zelf hebt bezorgd, in elektronische vorm te laten overdragen naar jezelf (via je e-mailadres dat je opgeeft in je aanvraagformulier) of naar een andere door jou aangeduide verwerkingsverantwoordelijke (via zijn e-mailadres dat je opgeeft in je aanvraagformulier).

  • Recht op gegevenswissing (vergetelheid)
    Je tewerkstellingsgegevens kunnen om wettelijke redenen en wegens verjaringstermijnen niet worden verwijderd en zullen door Randstad Group Belgium worden bijgehouden gedurende de geldende bewaringstermijn.


Deze zijn alleen toegankelijk indien nodig door bevoegde personen. Jouw HR dossier wordt wegens klachtenbehandeling en verjaringstermijn ook niet verwijderd gedurende de geldende bewaringstermijn maar is enkel toegankelijk tot HR en Legal indien nodig. Dit dossier is alleen toegankelijk indien nodig door bevoegde personen. Na de geldende bewaringstermijn, word je volledig vergeten.

  • Recht op beperking van de verwerking
    Je hebt het recht om de verwerking van je persoonsgegevens te laten beperken wanneer:

    • je de juistheid van je persoonsgegevens betwist (voor de duurtijd van de controle).

    • de verwerking van je persoonsgegevens onrechtmatig zou zijn, maar je toch je recht op gegevenswissing niet wenst in te roepen.

    • wij jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor de in dit privacy statement opgenomen doelen (punt C), maar jij deze wel nog nodig hebt voor het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering.

    • je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van bepaalde van je persoonsgegevens (voor de duurtijd van de belangenafweging).

Op het formulier vind je verdere instructies voor het invullen van je aanvraag.
We vragen je een kopij van je identiteitskaart. We willen zeker zijn dat alleen jij jouw rechten kan uitoefenen. De kopij van je identiteitskaart wordt volledig verwijderd na de verwerking van je aanvraag. Ten laatste binnen de maand na ontvangst van je volledig ingevulde en correct verstuurde formulier zullen wij je schriftelijk informeren over het gevolg dat we aan je aanvraag hebben gegeven. Afhankelijk van de moeilijkheid van je aanvraag of het aantal verzoeken dat we ook van andere personen krijgen, kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. In dit geval verwittigen we jou wel binnen de maand na ontvangst van je formulier over deze verlenging. In sommige gevallen (vb. wettelijke verplichtingen, rechten van andere personen, verjaringstermijnen, ...) zal je jouw rechten niet of niet volledig kunnen uitoefenen. Je zal hierover dan bericht krijgen met de redenen waarom we niet of niet volledig aan je aanvraag kunnen voldoen.

vragen, opmerkingen, klachten en datalekken.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van je persoonsgegevens door Randstad Group Belgium, contacteer jouw HR. Heb je vragen of opmerkingen over dit privacy statement, dan kan je contact opnemen met onze Data Protection Officer via privacy@randstadgroup.be.  Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), op het volgende adres: Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel. Indien je merkt dat er een fout gemaakt is inzake bescherming van persoonsgegevens (door jouzelf of iemand anders) dien je dit dadelijk te melden via de ICT-portal (klik ‘hulp vragen’/storing-fout) of via mail aan ict.servicedesk@randstadgroup.be of via 02/612 20 60.

 

wijzigingen.

Wij kunnen om uiteenlopende redenen verbeteringen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in dit privacy statement. De meest actuele versie kan je te allen tijde inzien via myHR. Deze versie is opgesteld in december 2018.